طرحی برای دورکاری: آموزه هایی برگرفته از چین - مجله لیست پیوند

فرایند کار کردن از خانه در چین به دنبال بحران کووید-19 به شدت اوج گرفته است. چرا که شرکت­ ها به کارکنان خود اعلام کرده ­اند که در خانه بمانند. تا آخر تعطیلات سال نوی چینی قریب به 200 میلیون نفر به دورکاری پرداخته ­­اند. هرچند این تدبیر مزایایی را در بر دارد (مانند جلوگیری از رفت ­و­ آمدهای طولانیِ درون­شهری)، اما برای بسیاری از کارکنان و شرکت­ ها چالش ­برانگیز بوده است.

گروه ­ها یا تمامی واحدهای تجاری که اقدام به دورکاری می­ نمایند، ممکن است به سرعت دچار سردرگمی و عدم شفافیت شوند. جدایی کارکنان منجر به بلاتکلیفی آنها در این مورد می­ گردد که درباره مسائل بخصوص باید با چه کسانی صحبت نمایند و چطور یا چه زمانی سراغ آنها بفرایند؛ و این موجب ایجاد وقفه و تأخیر می­ گردد. به همین دلیل برقراری ساختاری برای تصمیم­ گیری و ارتباطات مؤثر حائز اهمیت است.

بر اساس گزارش مذکور، ایجاد گروه های کوچک و چندکارکردی با اهداف معین و مشترک باعث می گردد تمام افراد در راستا راهبردی یکسانی قدم بردارند. علاوه بر این، مشخص روشی برای ارتباط با کارمندان به اندازه بخشنامه هایی که برایشان فرستاده می گردد مهم است و باید این کار را با اعتماد به نفس، به طور مداوم و با مسئولیت پذیری انجام داد.

مشخص یک روال روزمره جدید

در گزارش مکنزی با اشاره به این موضوع که تغییر شرایط کار به دورکاری می تواند باعث از دست رفتن جریان روان کار در اداره شده و ممکن است کارکنان به دلیل برنامه فشرده تر تصمیمی غلط بگیرند یا جلسه مجازی مهمی را از دست بدهند، پیشنهاد داده تا شرکت ها اصول ماندن و کارکردن در خانه را به کارمندان خود آموزش دهند. چالش های الگوی کاری تازه و عدم حضور کارکنان در یک اتاق را می توان با ایجاد فرایندی جدید در جلسات مجازی برطرف کرد.

شرکت ها هنگام گذر از حالت عادی به این شرایط جدید باید در نظر داشته باشند که برخی از کارکنان احتمالاً در خانه با مسائلی روبرو اند که یکی از آنها نگه داری از بچه ها در زمان تعطیلی مدارس است و این مسائل می تواند باعث ایجاد حس انزوا و کمبود اعتماد به نفس گردد. مدیران کسب­وکار باید به این احتیاجهای تازه احترام گذاشته و برای آن چاره ای بیاندیشند.

همدلی نقشی حیاتی در این شرایط مناسب دارد و راهی است برای ایجاد ارتباط، افزایش مشارکت و نیز ایجاد حسی از گردهمایی در نبود تعامل فیزیکی بین کارکنان. افزایش تعاملات اجتماعی میان اعضای گروه، به­ ویژه ارتباطات تک به تک از ایجاد حس انزوا و ناامیدی جلوگیری کرده و شرایطی را فراهم می نماید که افراد بتوانند افکار و نظرات خود را به اشتراک بگذارند.

شرکت مکنزی همچنین ارتباط ضعیف را یکی از دلایل اصلی عدم بازدهیِ دورکاری عنوان کرده و تاکید داشته که روش تعامل کارکنان را باید با بسترها و ابزارهای جدید کاملاً بازتعریف کرد. انجام درست این کار ممکن است سخت باشد و احتیاج به آزمون و خطا دارد.

انتخاب بستر مناسب حائز اهمیت است. ویدئو کنفرانس، روشی عالی برای بحث درباره مسائل پیچیده در لحظه و ایجاد حس همبستگی به شمار می ­رود، اما به هماهنگی و تمرکز گروهی احتیاج دارد. نرم افزارهای مبتنی بر کانال (چت) جهت هماهنگی سریع یا پاسخ به سؤالات ساده مناسب هستند و از ایمیل نیز می توان برای ثبت نتایج و ارتباطات رسمی استفاده کرد. ابزارهای مدیریت سفارش نیز برای رسیدگی به وظایف و فرآیند کار مناسب می نماید.

اتخاذ ذهنیت آزمون و یادگیری

آمادگی برای تشخیص خطاها و تغییر سریع آنها، یکی دیگر از آموزه هایی است که شرکت مکنزی در تجربه دورکاری به آن اشاره کرده و مورد توجه قرار داده است. بر اساس این آموزه، گروه های مدیریتی که مدام در حال یادگیری هستند، فعالانه بهترین رویکردها را شناسایی کرده و سریعاً سازوکارهایی را ترتیب می­دهند تا ایده ها را با کل سازمان به اشتراک بگذارند، در بلندمدت، پیروز ترین گروه ها خواهند بود.

متن کامل گزارش طرحی برای دورکاری: آموزه­ هایی برگرفته از چین را از اینجا دانلود کنید.